Situacija jūsų el. pašto dėžutėje visai neturi priminti chaoso ir kelti streso – jeigu gaunate pernelyg daug el. laiškų, yra kelios puikios internetinės programos, kurios padės juos sutvarkyti ir laiku išsiųsti svarbiausius laiškus. Juk tvarkinga pašto dėžutė reiškia ir tvarkingą gyvenimą! Štai kelios geriausios tokios programos.
1. „Organizer“ automatiškai suskirstys el. laiškus
Galite praleisti begalę laiko patys skirstydami savo laiškus į atskirus aplankus ir kurdami dešimtis filtrų, arba galite įsidiegti programą, kuri tai padarys už jus. Kompanijos „OtherInbox“ sukurta programa „Organizer“ peržiūri jūsų gautų laiškų dėžutę ir pati sudėlioja laiškus į aplankus. Jums tereikia nueiti į kompanijos internetinę svetainę www.otherinbox.com/organizer/ ir užsiregistruoti bei pasirinkti, kokiu el. paštu naudojatės: Gmail, Yahoo, Outlook ar kitokiu. Tuomet belieka pasirinkti, kurią pašto dėžutę norite sutvarkyti, ir „Organizer“ automatiškai pradės skirstyti jūsų laiškus. Šis procesas gali šiek tiek užtrukti, tačiau kai jis baigsis, jūs savo gautų el. laiškų dėžutėje pamatysite naują didelį aplanką pavadinimu OIB („kitos pašto dėžutės“ santrumpa), užpildytą tokiais atskirais aplankais, kaip Darbas, Šeima, Grupės ir Parduotuvės. Štai ir viskas – jums nebereikia patiems kurti jokių filtrų.
2. „Boomerang“ laiku išsiųs el. laiškus
Ne visada galime atsakyti į laišką iškart, kai tik jį gauname. Juk nenorime į darbinį laišką atsakyti vidurnaktį, bet ir negalime pamiršti atrašyti į jį vėliau. „Boomerang“ yra „Gmail“ programa, kuri leidžia pasirinkti, kada automatiškai išsiųsti laišką. Ja naudotis gali Firefox, Chrome, Safari ir Google Apps vartotojai. Susidomėjote? Visų pirma, nueikite į „Boomerang“ internetinę svetainę www.boomeranggmail.com/ ir atsisiųskite šią programą. Ją įdiegę, savo „Gmail“ dėžutėje išvysite kelis pakeitimus – paspaudę „Siųsti laišką“ pamatysite pasirinkimą „Siųsti vėliau“. Paspaudę jį, galėsite pasirinkti, kada tiksliai tai padaryti. „Boomerang“ turi ir kitų šaunių ypatybių – pavyzdžiui, programa gali atsiųsti pranešimą, kai kas nors perskaito jūsų el. laišką. Pasalūniška, bet naudinga.
3. „FollowUpThen“ primins atsakyti į el. laiškus
Jums nebereikės baimintis, kad ir vėl pamiršote atsakyti į svarbų el. laišką – „FollowUpThen“ siunčia jums priminimus el. paštu arba trumposiomis žinutėmis tada, kada reikia. Galite nustatyti, kad jums būtų priminta atrašyti kolegai, pasveikinti giminaitį su gimtadieniu, nuvykti į renginį ir t.t.
Tiesiog išsiųskite laišką adresu 3days@followupthen.com, 5minutes@followupthen.com, 8pm@followupthen, 6pmdaily@followupthen.com ir t.t. Galite siųsti priminimą adresu su galūne @followupthen.com tiesiogiai, arba įrašyti jį į bet kurio el. laiško CC ar BCC laukelius. Jeigu siunčiate el. laišką sau arba įrašote @followupthen.com adresą į BCC laukelį, priminimą gausite tik jūs. Jeigu įrašysite šį adresą į CC laukelį, visi, kuriems išsiuntėte tą laišką, taip pat gaus priminimą.
4. „Unroll Me“ atšauks nepageidaujamas prenumeratas
Galime lažintis, kad jūsų el. pašto dėžutė yra perpildyta nepageidaujamų laiškų iš parduotuvių, restoranų ir internetinių svetainių. Greičiausiai jūs tuos laiškus ištrinate, juos ignoruojate arba sukuriate specialius filtrus. Su „Unroll Me“ galite atšaukti visas netrokštamas prenumeratas. Kaip tai padaryti? Pirmiausia, nueikite į „Unroll Me“ interneto svetainę https://unroll.me/ ir spustelėkite „Pradėti dabar“. Tada įveskite savo el. pašto adresą. Programa vos per kelias minutes peržiūrės visą jūsų paštą ir pateiks alfabetinį visų prenumeratų sąrašą. Dabar galėsite atsisakyti tų prenumeratų, kurių siunčiamų laiškų jums nereikia.
Kiti būdai kovoti su laiškų pertekliumi
Netikrinkite el. pašto vos atsikėlę. Kad ir kaip norėtumėte tik pramerkę akis griebti savo išmanųjį telefoną ir kuo greičiau patikrinti el. paštą, neturėtumėte to daryti. El. paštas gali atitraukti jus nuo darbo, kurį tikrai reikia padaryti – kai tik imatės reikalų, kurių kitiems žmonėms reikia iš jūsų, nebelieka tiek daug laiko atlikti saviems. Vietoje to, prieš tikrindami el. paštą geriau palaukite kelias valandas.
„Gmail‘e“ naudokite „Priority Inbox“. „Gmail“ gali atskirti svarbius laiškus nuo nesvarbių. „Priority Inbox“ saugomi tik tie el. laiškai, kuriuos „Gmail“ įvertino kaip svarbius. Programa atsižvelgia į siuntėją, įprastinius kontaktus bei dažniausiai naudojamus raktinius žodžius. Taip pat galite peržiūrėti savo įprastus ir prioritetinius el. laiškus ir pažymėti juos kaip svarbius ar nesvarbius – taip išmokysite „Gmail“, kokius laiškus norite matyti kiekvienoje dėžutėje.
Siųskite mažiau laiškų. Siųsdami mažiau laiškų, jūs ir gausite jų mažiau. O kuo mažiau laiškų gausite, tuo mažiau laiko praleisite į juos atsakinėdami. Tai taip paprasta!
